クリニックやホテル、飲食店などは、予約を取って利用する人も多いです。予約を取る場合、施設や店舗側で予約の管理をしなければいけません。電話で予約を受け付けしているとダブルブッキングなどによるキャンセルといったトラブルも多くなかなか集客が思うようにできないということがあるでしょう。
このような悩みを解決できるのが、予約管理システムです。ここでは、予約管理システムを導入するメリットや、予約管理システムの選び方などをまとめています。
予約管理システムを導入するメリット
予約管理システムを導入することで、施設や店舗側の負担を大きく減らし、集客することが可能になります。導入メリットをみていきましょう。
予約数の増加
電話のみで予約を受けている場合、営業時間内しか予約を受けることができません。予約管理システムを導入すると、24時間365日予約を受けることができるため、機会損失を防ぐことができます。いつでも予約できることから、予約数の増加が見込まれます。
予約対応業務の効率化
予約管理システムを導入すると、予約対応業務を効率化できます。電話やメール、WEBサイトなど様々な方法で予約をすることができますが、それらをひとつにまとめて管理できるので、予約対応に時間をかけなくて済むようになります。
複数の予約方法がある場合、予約が重なってしまうというようなトラブルが発生してしまう可能性もありますが、予約管理システムを使うことで、このようなトラブルも防げます。
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集客・販売の促進
予約管理システムを導入すると、商品やサービスに関してのお得な情報を顧客にお知らせしたり、クーポンを配信するというようなことも可能になります。これにより、リピート客の獲得に繋がります。
顧客データの分析
予約管理システムを利用する場合、利用者は専用フォームに様々な情報を入力します。このデータは、施設や店舗側で蓄積されていくので、顧客データの分析に役立てることができます。どのような目的で予約があったのか、利用が多い年代層など分析することで、集客のために必要な戦略を練ることに役立つと言えるでしょう。
予約管理システムを導入するデメリット
予約管理システムを導入することで、効率よく集客できることが分かりました。メリットが多い予約管理システムですが、導入によるデメリットもあるのです。どのような点がデメリットとなってしまうのでしょうか。
誤予約の発生確率の増加
予約管理システムは、顧客側で操作をしてもらわなければいけません。そのため、顧客が操作を誤ってしまうということが起こる可能性もあります。例えば「予約したつもりなのに予約ができていなかった」「日時を誤って予約してしまった」「キャンセルしたのにできていなかった」というようなことがあるでしょう。
顧客による誤予約を減らすために、使いやすく分かりやすいシステムを導入する必要があります。
既存の予約方法と併用が必要
予約管理システムを導入する場合、これまでの予約方法の代わりに予約管理システムを導入するわけではありません。既存の予約方法に予約管理システムを導入するという利用方法になるため、電話予約や来店時の予約などの管理はしっかり行う必要があります。
口頭で受けた予約やキャンセルを予約管理システムに反映できていない場合、トラブルになってしまう可能性があります。
導入に工数・費用がかかる
予約管理システムを導入する場合、工数や費用がかかってしまいます。自社で予約管理システムを設置できるスタッフがいる場合は、費用を抑えて設置することもできますが、時間はかかってしまうでしょう。外注する場合は、初期費用や月額利用料、メンテナンス費用などが発生することもあります。
様々な予約管理システムがあり、それぞれサービス内容も異なっているため、必要なシステムを見極めて導入しなければいけません。
維持や保持にも工数・費用がかかる
予約管理システムを導入する場合、システムは定期的なメンテナンスが必要となります。個人情報を扱いますので、セキュリティ対策も常に最新にしなければいけませんし、データのバックアップを取っておく必要もあります。予約管理システムを導入する際は、こういった保守管理や維持管理の費用も必要となってくるのです。
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予約管理システムの導入費用
予約管理システムを導入する際は、費用がかかります。では、どれくらいの費用がかかるのでしょうか。導入費用の目安をまとめておきます。
自社で開発する場合
予約管理システムを自社で開発する場合は、自社に開発できる担当者がいることが前提となります。開発だけでなく、保守やメンテナンスなども必要となるため、専門的な知識のあるエンジニアがいなければ難しいです。大規模な予約管理システムの構築となる場合は、開発に携わる人数も必要となってきてしまいますので、1000万円以上かかってしまう可能性もあるでしょう。
開発会社に依頼する場合
予約管理システムを専門会社に依頼して開発してもらう場合、費用は依頼する会社により異なってきます。また、どのような予約管理システムを構築したいのかによって開発・運用費にも差が出てきてしまうと言えるでしょう。
一般的には、150万～200万円ほどで開発できるとされていますが、システムをシンプルにすれば、数十万円で開発できる場合もあります。依頼する際は、数社から事前に見積を取り、内容を比較・検討する必要があるでしょう。
クラウド型サービスを利用する場合
クラウド型の予約管理システムは、近年注目されているものです。費用が分かりやすく、必要に応じてオプションを追加できるため、利用したい機能を付けた予約管理システムをすぐに導入することができます。
初期費用と月額利用料という組み合わせの料金プランが多く、相場としては初期費用が5千円～3万円くらい、月額利用料は5千円～2万円くらいとなっています。ただし、料金システムは、各社異なるためしっかり比較する必要があるでしょう。
予約管理システムを選ぶポイント
予約管理システムを選ぶ際は、どのような点を比較して選ぶと良いのでしょうか。ここでは、予約管理システムを選ぶポイントについてまとめておきます。
過不足ない機能が搭載されているか
予約管理システムには、様々な機能が搭載されています。予約機能は必ずついている機能ですが、これもいくつかタイプがあるため、どのようなタイプの予約機能なのか確認する必要があるでしょう。予約機能以外には、決済機能や顧客管理機能などが標準として搭載されていることが多いです。
クーポン配信やお得な情報をお知らせしたい場合は、そのような機能をオプションで追加できるかどうかというような確認も必要です。まずは、どのような機能を必要としているのか、まとめておきましょう。
使いやすいか
予約管理システムは、運営側だけでなく顧客も操作するものです。そのため、誰でも操作しやすいかどうか、分かりやすい画面になっているのかという点は重要です。予約管理画面が分かりにくいと、誤予約となってしまいかねません。誰が見てもすぐに操作できるという点は重視しましょう。
費用対効果があっているか
予約管理システムを導入する際には、費用対効果があっているのかという点を確認しなければいけません。導入して思うような成果が得られない、使いにくいというようなことがあっては導入した意味がなくなってしまいます。導入後は、効果を確認していく必要があるでしょう。
セキュリティに問題はないか
予約管理システムは、顧客情報を扱います。そのため、セキュリティ対策がしっかり行われているのかという点はとても重要となってくるでしょう。セキュリティ対策では、データ通信を暗号化させるSSL設定がされているか、不正アクセスを防止する対策が取られているのか、システム開発や保守を行う会社がPマークやISMSを取得できているのかという点を確認しておきましょう。
予約管理システムの主な機能
予約管理システムは、単に予約を受付するだけでなく、様々な機能があります。どのような機能があるのでしょうか。主な機能をまとめておきます。
自動返信を行うボット機能
予約管理システムでは、自動返信を行うボット機能が便利と注目されています。この機能は、予約状況に応じて、顧客に空いている予約日時を提示することができます。また、予約を受けた後に、予約を受付できたことを自動で返信するなども可能です。
予約管理機能
予約管理機能は、予約管理システムの代表的な機能です。365日24時間、いつでも予約できることで、より多くの予約を受けることが可能になります。システムによって、キャンセル待ちの設定ができたり、担当者の指名ができるなどオプションを追加できるケースも多く、施設やサービスに最適な予約管理機能を導入することができます。
メール配信機能
予約管理システムでは、予約が確定した際にメールを配信する機能や、予約日前日にリマインドメールを送るというようなことがあります。メールマガジンやクーポンの配信なども可能です。
顧客情報の分析機能
予約管理システムを使うことで、顧客情報を分析することができます。サービスの利用状況、利用日時、利用単価などを分析していくことで、サービスの向上や改善に役立てることが可能です。
他サービスとの連携機能
予約サービスの中には、外部サービスと連携できる機能が搭載されていることもあります。SNSと連携させることで、新規顧客の開拓に繋げることも可能になります。
主な予約システムサービス
ここでは、主な予約システムサービスをいくつかご紹介します。
STORES 予約
STORES 予約は、大手企業から公共機関、中小企業、個人まで10万以上のサービス利用者がいます。利用者の7割が売上アップを実感されているサービスで、スマホやタブレットで簡単に操作できる予約システムとなっています。お客様専用アプリもあるので、顧客側も操作が分かりやすくです。無料で予約システムを試してみたい方におすすめです。
- 初期費用 0円
- 無料プランあり（フリープラン1週間限定）
- 料金プラン ライトプラン月額12,078円/スタンダードプラン月額29,678円/プラチナプラン月額77,000円
ChoiceRESERVE
2010年のサービス開始から、多くの企業で導入されている予約管理システムです。予約システムの導入から運用まで徹底的にサポートしてくれます。24時間365日有人監視されていて、セキュリティ対策も安心です。運用をしっかりサポートしてもらいたい方、セキュリティを特に気にされている方におすすめです。
- 初期費用 Liteプラン20,000円/Proプラン30,000円/Enterpriseプラン要問合せ</li
- 無料プラン なし
- 料金プラン Liteプラン10,000円/Proプラン20,000円/Enterpriseプラン要問合せ
Goope
カフェやマッサージ店、サロン、保育園など様々な業種で10万人以上の利用実績があるサービスです。豊富なデザインからイメージに近いものを選ぶだけで簡単に予約管理システムが完成します。予約管理システムつきのホームページが完成するので、ホームページも作りたいという方におすすめです。
- 初期費用 要問い合わせ
- 無料プラン なし
- 料金プラン スタンダードプラン月額3,500円/ライトプラン月額1,500円/エコノミープラン月額1,000円
RESERVA
シンプルな操作で分かりやすく、350種類以上もの業種に対応可能な予約管理システムです。予約受付と顧客管理サービスは、ずっと0円で使うことができるので、費用を抑えて予約管理システムを導入したい方に向いています。登録事業者数18万社の実績があるサービスです。
- 初期費用 0円
- 無料プラン あり（フリー）
- 料金プラン ブルー月額2,000円/シルバー月額5,000円/ゴールド月額10,000円/エンタープライズ月額20,000円
Airリザーブ
電話予約、ネット予約、来店予約などすべての予約業務を一元管理できるシステムで、ホームページやブログなどにリンクを置くことで、すぐにネット予約システムを導入できます。2つの予約枠タイプが用意されていて、施設や店舗のサービス内容により選ぶことが可能です。大手銀行や、スポーツジム、クリニックなどでの導入事例があります。様々な予約方法を取り入れていて一括管理したい方におすすめです。
- 初期費用 要問い合わせ（ベーシックとプレミアムは必要）
- 無料プラン あり（フリー）
- 料金プラン ベーシック月額5,000円/プレミアム要問い合わせ
ボイスボット
ボイスボットとは、AI技術や音声認識、自然言語処理といった技術を駆使して、音声通話を自動化できるツールです。決められた質問に対してプッシュ操作で対応する自動応答サービス（IVR）と違い、現状の予約状況とデータ連携をしつつ、発話形式で電話対応を自動化することができます。
Web予約が主流になる一方で、すぐに予約したい方や、スマホを持たない人が多い高齢者のお客様が多い業種・業界では特に、ボイスボットは効果を発揮します。実際の利用例などについては以下ページを参考にしてください。
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まとめ
新規顧客獲得やリピーター獲得に役立つ予約管理システムについてご紹介しました。予約管理システムを導入することで、施設や店舗側の予約管理の手間が簡素化されるだけでなく、顧客側にもメリットがあることが分かりました。
ボイスボットは、予約枠が埋まっている場合に、代替案を提示してくれる機能があるので、代わりにいつ予約が取れるかすぐに確認でき便利です。売上アップにもつながる顧客管理システムの導入とともにボイスボットの利用も検討してみてください。
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