政府による「働き方改革」の推進もあり、各業界で注目されているのがDX（デジタルトランスフォーメーション）によって期待される業務効率化です。しかし、
- 「DXには他にどんなメリットがあるのだろう？」
- 「DXツールをどのように選べばよいのかわからない」
そんな疑問や不安をお持ちの方も多いことでしょう。 たしかにDXは会社全体に関わることであり、導入前に詳しく知っておきたいものです。
そこでこの記事では、DXのメリットや推進のためのツール、導入の注意点などを詳しく解説します。
DXとは
昨今よく使われるDXという言葉ですが、その定義や導入が必要な理由とはどのようなことなのでしょうか。
具体的に解説していきます。
DXの定義
経済産業省が2018年に発表した『デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン』によると、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争性の優位を確立すること」と定義づけられています。
DXが必要な理由
経済産業省発表による『DXレポート』によると、2025年までに既存システムを刷新し、DXを実現できなければ、2025年以降、現在の3倍となる年間最大12兆円の経済損失が生まれる可能性があるとしているからです。
また、近年では消費者の購買行動の変化、少子高齢化による社会変化、市場のグローバル化などの背景がありDX推進が急速に求められているからです。
DXのメリット
社会から求められている各企業のDX推進ですが、社内に取り入れるにあたって具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか？一つひとつ解説していきます。
新規事業の立ち上げ
アナログやオフラインでは実現できなかった新規事業の立ち上げが可能になります。昨今、人々の暮らしはインターネットやIT技術の利用によってますます快適になっています。
特にIT技術では人工知能AIによってこれまででは不可能とされていた領域の分析も可能であるため、生活者のためのより便利な製品・サービスを開発することができます。
業務の生産性アップ
DXを導入することで、生産性の悪い業務をオートメーション化し生産性をアップします。
また、人間自らが行なう単純作業はどうしてもある程度のミスが生じてしまいますが、正確にプログラミングされたオートメーションシステムでは作業の質といった精度もアップするため、顧客からの信頼性も向上します。
人手不足の解消
労働環境が悪化している状態であると従業員の離職率が増加してしまい、やがてそれは顧客満足度の低下をもたらしてしまいます。
DX推進は労働環境を改善してくれるため、従業員の離職率低下、顧客満足度の向上が期待できます。
例えばAI-OCRなどを活用すれば請求書などの入力作業をそのまま削減できるため、より少ない人員で業務を行なえるようになります。
DX推進のツール一覧
DXを実現するためには、目的によって様々なツールが存在します。 「どんなツールがあるのかわからない」そのような方々のために、ここではDXを推進するツール一覧を具体的に解説していきます。
CS効率化ツール
顧客・ユーザーからの電話対応の際によく活用されるツールとして、ボイスボットとチャットボットが挙げられます。
ボイスボットは音声認識、自然言語処理、音声対話型AIを用いて顧客・ユーザーの問い合わせ内容を解析し対応するシステムで、AI自動応答システムとも呼ばれているものです。
また、チャットボットは、チャットツールに顧客やユーザーが質問を入力すると、適切な回答を自動表示してくれるツールです。
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チャットツール
チャットツールを利用することで、チームメンバーを招待し、業務内容や資料を共有し、スムーズなミーティングや連絡、コミュニケーションが可能になります。
また、チャットツール上の資料は閲覧できるばかりでなく編集も可能なので、メールと比較するとタスク管理や共有が便利になります。
さらに、読み忘れリスクが少なく、テレワークの際でも高い生産性を保つことが期待できます。
オンライン会議ツール
テレワーク推進により、多くの企業で浸透したのがZoom、Skypeといったオンライン会議ツールです。
これまで遠距離の現場に直接出向かなければならなかった会議も簡単に行なえるようになりました。
テレワークを行なう際にはもはや必要不可欠なツールとなり、社内外ミーティングをはじめ商談やセミナーなど様々なシーンでも利用されています。
マーケティングツール
マーケティング活動の際に活用されるツールとして、CRMとMAツールが挙げられます。
CRMは顧客管理ツールのことで、顧客やユーザーの住所、性別、年齢、購買履歴などの様々な情報を管理することでマーケティング活動や営業活動の効率化を高めてくれます。
MAツールはマーケティングにおいての市場調査や分析、各種データ集計などの作業を効率化し、オートメーション化してくれるツールになります。
営業管理ツール(SFA)
SFAは営業支援ツールのことです。
営業活動においての商談進捗や案件管理、営業担当者同士の情報共有、見積もり作成などの実務を効率化してくれます。S
FAは営業に関わる人が扱うツールであるため、IT関連ツールに詳しくない人でも比較的容易に使える点が特徴といえます。
また、SFAは企業の収益を左右する営業活動に関わるツールであるため、今後ますます多種多様な業界で活用されることが予想されています。
RPAツール
パソコンを使用して行なう単純入力や定型の作業をオートメーション化してくれるツールです。
このツールを導入することで従業員の負荷や残業時間が削減できるため、手の空いた人員を他の業務に回すことが可能となり業務効率化に貢献します。
また、RPAは人が行なう作業と比較するとスピーディーに処理することができるため速さと品質が向上し、顧客満足度アップも期待できます。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、身近な例でいえば「Google Drive」や「iCloud」などのことで、クラウド上にデータ保存、編集、共有などできるサービスのことを指します。
そのため、社内外の複数のプロジェクトメンバーとデータを共有、編集、閲覧できるので業務効率化がアップします。
また、クラウド上のサービスであるため、複数のデバイスから操作することが可能であり大変便利です。
BIツール
BIツールとは、企業のデータ分析を効率化してくれるツールになります。
データを有効利用するためには、社内でデータ分析に長けた人材が必要ですが、すべての企業でそうした人材を抱えているとは限りません。
BIツールは膨大なデータ収集を行なえるだけではなく、表やグラフ化も容易に行なうことができます。
また、データ自動集計もできるので、業務に有効活用することによって生産性アップの期待ができます。
採用管理システム
採用管理システムのことをATSとも呼びますが、これは企業の採用活動の効率化を図るためのツールになります。
例えば大企業は多くの学生から新卒採用の応募があるため、管理業務に多くのコストがかかります。
そのような際、こうした採用管理システムを導入することで、求人や応募者管理、選考スケジュール管理など、採用における一連の業務を管理し効率化を図ることができます。
バックオフィスツール
バックオフィスツールは、総務や経理といった間接部門の業務を効率化してくれるツールです。
例えば、会計業務の効率化を目的とした会計ソフトは、収支など会社のお金の流れをトータルで管理し、集計して決算書まで作成してくれるシステムになります。
また、従来のような紙の申請書を必要としない、経費データの管理が可能な経費精算システムなどがバックオフィスツールとして挙げられます。
DXツール選びのポイント
ここまで解説してきたように、DXツールには様々なものがあります。
しかし、無闇に導入してもかえって現場が混乱し、業務の非効率化を招いてしまうかもしれません。
そこで次に、DXツール選びのポイントについて解説していきます。
使いやすいか
DXツール選びのポイントとして、まず重要なのが使いやすさです。
情報システム部門のメンバーが導入の検討をしますが、実際に使用するのは現場スタッフであるため、現場スタッフにとって使いやすいかどうかを判断基準にしましょう。
また、DXツールを提供している企業のサポート体制は十分か導入前にきちんと確認しておくとよいでしょう。
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適切な料金か
DXツールを導入する際は、適切な料金か必ず確認しましょう。ツールによっては初期費用が発生するものや月額費用が高額なものもあるため、注意が必要です。
また、料金プランによって登録ユーザー数が異なるツールもあるため、安さばかりでなく自社に適したプランを選択しなければなりません。
ツールのセキュリティは確保されているか
例えば社内外のプロジェクトメンバーが利用できるツールなどは企業をまたいでの情報共有や編集作業をすることから、情報管理という側面からもセキュリティは強いものである必要があります。
「ISMS認証」はその企業がセキュリティ対策に強いかどうかを認定する指標なので、この認証があるツールを選ぶとよいでしょう。
自社の動作環境は整っているか
自社で使用しているOSやブラウザの種類によって、ツールがきちんと起動しない場合もあります。
また、3箇所以上との接続が不可能なツールや、海外との接続ができないツールもあるため、導入前に間違いのないようしっかりと確認しましょう。
そして、検討の際は自社の動作環境やツールを利用するシーンを明確にして選択するようにしましょう。
業務に本当に必要か
DX推進により、活用次第で業務効率化は達成できますが、不必要なツールをいくら取り入れてもかえって逆効果になる恐れもあります。
まず、自社の課題を把握し、どんな業務を効率化すると全体最適化が果たせるかを明確にした方がよいでしょう。
具体的にオートメーション化、効率化したい業務をピックアップし、複数の外注業者に相談した上で、自社にとって適切なツールを選ぶようにしましょう。
他ツールと提携しやすいか
DXは、現在使用しているシステムやソフトを継続して活用しながら、業務効率化やオートメーション化を行なうのが前提となります。
そのため、例えばワードやエクセルを用いて作業を行なっている部門にこれらのソフトと提携できないDXツールを導入しても業務効率化にはつながりません。
導入を検討しているDXツールが現在使用しているシステムとソフトに提携しやすいか、事前に確認するようにしましょう。
DXツール導入の注意点
DXを実現するためには、ツールをただ導入するだけでは、会社全体の業務がうまく機能しません。そこで最後に、ツールを導入した際の注意点について解説していきます。
ビジョンを定めて共有する
まず、DX実現の目的・目標を固めましょう。そしてゴールを明確にし、そのビジョンをすべての経営層や従業員できちんと共有しましょう。
「弊社もIT技術をとにかく取り入れないと時代についていけなくなる」といった焦りや思いだけが先行してしまい、ゴールが固まらず、全社で共有しきれていないケースも数多く存在します。
これでは進むべき道がわからず、部門ごとに動きが別々なものになってしまう危険があるため十分注意しましょう。
業務フローの見直し
ツールを導入する際は、まず現行の業務フローを見直す必要があります。
そのとき、無駄な作業や作業のダブり、非効率な工程が見つかることもあります。そのような場合、改善すべき箇所をできるだけ可視化した上でツールを導入するようにしましょう。
DX推進は業務効率化が目的の一つであるため、現行業務で非効率な工程がある状態のままツールを取り入れるといったことは避けるようにしましょう。
運用体制を構築する
ツール導入にあたり注意すべきは、利用ルールや担当者を決定し、運用体制を構築する必要がある点です。
その際、特定の担当者のみしかツールを使わないといった運用にしてしまうと、会社のルールではなく担当者のルールに沿った利用になってしまい、他の従業員が活用できなくなるリスクが高まります。
そのため、従業員がツールを運用するために明確なルールを規定することが重要になります。
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まとめ
DX推進には業務の生産性がアップする、これまでできなかった新規事業の立ち上げが可能になる、人手不足を解消することができるなどのメリットがあります。
DX推進のツールには様々なものがありますが、使いやすさや適正価格、セキュリティ、自社の動作環境の確認、他ツールとの提携などが選ぶ際のポイントとなります。
また、DX推進の際は、ゴールイメージが明確できちんと社内で共有されているか、運用体制が構築されているか、現行業務フローを見直した上で検討しているかに注意する必要があります。
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