近年DXが注目を浴びていますが、その定義や目的、必要性について疑問を感じている方も多いのではないでしょうか。
また、社内DXを推進するにはメリット・デメリットも把握しておきたいところです。
この記事では、DXがどのようなものであるかや、ビジネス上のメリット・デメリットを解説します。
DXを進めるために取り入れたい技術として、ボイスボットも紹介しています。DXについて知りたい企業様はぜひ参考にしてみてください。
DXとは
「DX」とは「デジタルトランスフォーメーション」の略称であり、デジタル技術によって人々の活動全般をより良くするという考え方です。
ビジネス分野でもDXが考えられるようになりましたが、これはデジタルツールの導入による業務改善だけを指すものではありません。
DXの目的とは、会社の枠組みに対してもテコ入れすることでビジネスにおける競争上の優位性を獲得することです。
日本でも経済産業省が企業のDX化を呼びかけており、2018年にはDX推進ガイドラインを発表しました。
今後の労働力不足や、既存システムの老朽化による経済損失が拡大する可能性を指摘しています。
DXは企業の存続と成長、ひいては日本経済の安定のために取り組まなければならない事柄です。
DXがもたらす6つのメリット
DX推進によって、企業が得られるメリットは主に6つあります。いずれも今後の企業経営に不可欠であり、見逃せない事柄です。
市場変化への適応が可能
デジタル技術の発展により、これまでにないビジネスが次々と誕生しています。
こういった市場の変化に適応するには、自社の業務にもデジタル技術を積極的に導入しなければなりません。
顧客の多様性や市場ニーズの変化に対処できなければ、経営が立ち行かなくなる恐れもあるでしょう。
DXに取り組むことで提供する商品・サービスの価値を高め、変化し続ける市場の要望に合わせた事業展開が可能になります。
世界市場向けのビジネス開発
少子高齢社会となった日本において、今後の人口減少は避けられません。
今後、国内需要だけでは売上が伸ばせない状況に陥ったとしても不思議ではないでしょう。
しかし、世界市場に向けたビジネスができれば新たな需要を開拓できます。
デジタル技術は、ビジネスの世界展開を容易にしてくれるでしょう。
DXを進め、海外へ販路拡大やオンライン上でのサービスを開発できれば、企業のさらなる成長にもつながります。
業務効率の向上
企業活動にDXを取り入れることで、業務効率化を図れます。
これまでアナログで処理していた作業をデジタル技術やAIによって処理すれば、手間を省けるでしょう。
省力化によって負担が軽減された従業員は新たな業務に注力できます。
さらに、会社全体の業務システムを刷新しデータ管理を集約できれば、各部署で発生していた重複業務も削減できます。
BCP対応
DXによる業務のデジタル化や組織改編はBCP対応としても有効です。
本社にすべての業務機能を集中させると、事故や災害によって稼働できなくなった際に業務が遂行できません。その結果、重大な損失をとなってしまう可能性もあります。
遠隔地からの業務遂行やオンラインストレージによるデータ保管ができれば、企業拠点を分散できます。
1つの拠点が稼働できなくなっても他拠点で補い合えればこうしたリスクを回避できるでしょう。
働き方改革の実現
働き方改革の実現にも、DXは役立ちます。
- 居住地を選ばないリモートワーク
- 家庭の事情で長時間勤務できない人向けの時短勤務
- 始業終業を一律にしないフレックス勤務
多様な働き方ができるよう設備や就業条件を整えると、これまで働けなかった人も就職できます。
事情により退職を余儀なくされていた人も、働き方を変えて在籍できれば離職率を下げられるでしょう。
人材不足の解消
DXによって得られるメリットにより、業務効率が向上し、働き方改革が進めば人材不足も解消できます。
少人数でも質の高い仕事ができる環境であれば、従業員の負担を軽減し、働きやすい職場になるでしょう。
人手を増やすために採用活動へ経費を割く必要もありません。
働きやすい職場なら求職者が増えるだけでなく離職者も減るでしょう。労働力が流出せず、優秀な人材を確保できます。
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DXの3つのデメリット
企業の発展を促し、BCP対策や人材不足でもメリットのあるDXですが、次のようなデメリットも存在します。
時間とコストがかかる
DXのため業務の見直しやシステムの刷新、組織体制の改革を進めるには時間とコストがかかります。
一度にすべてを変えることは困難であるため、段階を踏んで進めることになるでしょう。
また、結果が出るまでに時間がかかることもあるため、従業員から反対の声が上がる可能性もあります。
事前に計画を説明し、目的と必要性を周知させておくことが重要です。
さらに、システムの刷新や環境整備にかかる費用をどのように捻出するかも企業の課題となります。
解決策の1つとして、IT導入補助金や共創型サービスIT関連支援補助金などの補助金制度もあります。
対象となる事業者であれば、利用を検討してもよいでしょう。
社内全体・部署間での協力が必須
DXでは企業の商品・サービスや業務を見直すだけでなく、全体的な変革が求められます。よって、社内全体・部署間の協力が必須です。
DXに必要な協力が得られるよう周知し、新たにシステムを導入する場合は関連する部署の意見を聞くことが大切です。
新システムの開発・構築にあたり、一部の部署の意見しか取り上げないようでは、実務とかけ離れたものができかねません。
業務の連携が得られるよう、DXにあたっては部署の垣根や社員の上下関係を超えた柔軟な意見交換ができるよう心がけましょう。
既存システムからの脱却が難しい
業務改善のため、新しいシステムの導入が必要と理解していても、既存システムからの脱却が難しいケースは少なくありません。
使い慣れたシステムを存続させてほしいという声が根強く、スムーズな移行ができないこともあるでしょう。
また、既存システムの担当者が、後任への引き継ぎができないまま定年を迎えてしまうと、システムのブラックボックス化もあり得ます。
システムの移管作業が困難になり、障害発生時の対応が難しくなるという問題もあるでしょう。
既存システムからの脱却を促すには、既存の利点を新しいシステムに取り入れるといった工夫も重要です。
DXのプロセス
企業のDX化は段階に分けて行われますが、ここでは3つのプロセスに分けて解説します。
一足飛びに最終形を求めるのではなく、取り組みやすい部分から進めると良いでしょう。
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一部業務のIT化
まずはIT化させやすく、メリットも感じやすい業務を見直し、変更していきましょう。
- 手書きしていた書類をデジタル化する
- 社内資料をペーパレス化する
- ロボットやAIによって受付を無人化する
一例ですが、上記のような方法が挙げられます。また、電話対応にボイスボットを導入し、業務改善を図るのも良い方法です。
顧客サポートやクレーム対応は企業の顧客満足度に関わる重要な仕事である反面、対応する従業員の負担が大きい業務でもあります。
電話の一次対応にボイスボットを導入すれば、問合せ内容の音声を判別することで適切な部署・担当者への取り次ぎが可能となり、電話対応を省力化できます。
問合せ内容の音声も自動的に文書化して記録されるので、品質向上にも役立つでしょう。
業務プロセス全体のデジタル化
一部業務のIT化が進めば、頃合いを見て業務プロセスをデジタル化します。
- 書類決裁のデジタル化
- 社外に向けた提出書類の発行を自動化
- 決裁後の書類・資料保管を自動化
紙ベースの決裁をデジタルに移行できれば、リモートワーク中でも決裁が可能になります。
書類発行の自動化によって、業務がさらに効率的に実行できるでしょう。
保管書類をデジタル化し、決裁後は自動的に保管されるようなシステムを導入できれば、書類整理の手間もなくせます。
出社しなくても業務が完了できるようになり、従業員の多様な働き方も容易になります。
ビジネスモデルのデジタル化
会社業務の全体的なデジタル化ができれば、いよいよビジネスモデルのデジタル化です。
業務のデジタル化によって生産性が向上すれば、従業員は単純作業から解放され、より発展的な取り組みが可能になるでしょう。
競合との優位性を保てる商品・サービスの展開に向けた土壌が整い、企業のさらなる成長が可能になります。
まとめ
DXは今後のビジネスにおいて不可欠な概念であり、日本経済としても企業のDXを求めています。
DXには企業にとってメリットがあり、積極的に取り組みたい事柄ですが、デメリットも存在します。
メリット・デメリットの両方を踏まえ、従業員の理解を得ながら推進することが重要です。
DXは企業活動全体を作り変える動きでもあるため、短期間に完了しません。
まずは一部業務を効率化する取り組みとして、DXを後押しするツールを取り入れるのも、有効な一手です。
ボイスボットは電話対応を自動化し、従業員の負担を軽減させます。
問合せ内容の分析にも役立つので、DXの一環として導入を検討してはいかがでしょうか。
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