2021/10/30

企業の固定電話の廃止のメリット・デメリットとは?代わりのサービスも紹介

企業の固定電話の廃止のメリット・デメリットとは?代わりのサービスも紹介

スマートフォンでいつでも連絡が取れるようになっている現代において、自宅に固定電話を持たない人は増えています。そして企業でも、固定電話は必要無いのでは?というような声も上がっており、利用頻度が少ないことから実際に固定電話を廃止している企業もあります。

新型コロナウィルスの影響で、テレワークが加速したこと固定電話を廃止したという企業もあるでしょう。スタートアップ企業では、最初から代表電話となる固定電話を設置していないケースもあるようです。今回は、企業で固定電話を無くすことのメリットやデメリットなどをまとめています。

企業が固定電話をなくすメリット

固定電話の廃止には、時間やコストがかかるためすぐに対応することは難しいという企業もあります。しかし、固定電話を無くすことのメリットのほうが多いことから、固定電話を廃止する方向で検討している企業もあります。ここでは、固定電話を廃止するメリットをまとめておきます。

場所を問わず会社の電話を受けられる

固定電話は、電話回線と電話機を接続しなければ使うことができません。そのため、設置できる場所が限定されてしまいます。オフィスで席が離れている場合は、電話機のある場所に戻らなければ電話を取ることができないため不便と感じることもあるでしょう。固定電話からスマートフォンに切り替えることで、場所を問わず電話対応が可能になります。

電話対応のための出社が必要なくなる

会社に固定電話がある場合、様々な連絡が入ります。大切なお客様からの連絡もあるため、電話対応のために誰かが出社しなければいけなくなってしまうのです。新型コロナウィルスの感染拡大を防ぐために、テレワークが導入された企業もありますが、このような状況下でも、電話に出るために電話番担当者は、出社しなければいけないというケースがありました。

しかし、固定電話を廃止することで、電話番のために出社する必要もなくなり、よりテレワークという働き方を推進することができます。

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電話の取次ぎが不要になる

固定電話が鳴った場合、企業では手が空いている人が取るということが多いです。その場合、一度作業を止めて電話対応をしなければいけなくなります。自分宛ての電話ではない場合、一度用件を伺い、担当者に取り次ぐという業務が発生します。

また、担当者が不在の場合、伝言を残すことになるため、伝達ミスが生じてしまう可能性もあるでしょう。固定電話を廃止すれば、直接担当者に連絡が入るようになるため、このような手間や伝達ミスを防ぐことに繋がります。

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コードレスのオフィス空間になる

固定電話を設置する場合、事務所内で配線工事が必要になります。もし設置台数を追加するとなると、配線の関係上、デスクの配置を変更するなどの必要が生じます。固定電話を廃止することで、配線が無くなり、コードレスで綺麗なオフィス空間を作ることができます。

固定電話の導入、維持コストを削減できる

固定電話を設置する場合、工事が必要となるため、導入費用が高くつきます。また、維持管理のためのランニングコストや通話料金ももちろんかかってきます。固定電話を廃止し別の手段でコミュニケーションを取ることで、固定電話にかかるコストは削減可能です。テレワークを実施する中で、固定電話を使用する機会が減ったにも関わらず、同じコストをかけているという企業は一度、検討してみるのも良いでしょう。

事業拡大・縮小に柔軟に対応できる

固定電話を廃止して、社員が業務用のスマートフォンを持つことで、時間や場所にとらわれず働くことができます。また、組織変更や事業所変更など事業の拡大や縮小にも柔軟に対応することが可能です。

固定電話と共に代表電話も一緒になくすデメリット

多くの企業では、会社の代表電話番号を固定電話で取得しています。そのため、固定電話を廃止してしまうと、代表番号も失ってしまうことになるのです。しかし、固定電話と共に代表電話番号も無くしてしまうと、デメリットとなることがあります。

会社の社会的信用が下がる

会社の経営において、固定電話は必ず必要なものではありません。会社の代表電話番号も、必ず必要ではないのです。しかし、日本の風潮として「代表電話番号がある会社は信頼できる会社」というイメージをもたれているのも事実です。そのため、会社としての信用を高めるためには、固定電話は廃止しても、代表電話番号だは取得しておこうとしている企業もあります。

法人登記が困難になる

法人登記の際、固定電話の番号がないと、変更手続きが困難になってしまうということが言えます。

法人登記をする際は、携帯電話の番号やIP電話の番号でも登録できますが、番号の変更が必要となった際に、簡単に手続きできないのです。申請費用もかかるため、法人登記の際は、一般的に固定電話の番号が使われています。

スタッフのプライバシー保護が難しくなる

固定電話を廃止する場合、私用の携帯電話番号を業務用で使用するとなると、個人の電話番号を顧客に伝えてしまうことになり、プライバシー保護が難しくなってしまいます。業務専用のスマートフォンは必須と言えるでしょう。

担当者が休みの時は電話を受けられない

固定電話がない場合、各担当者に連絡をすることになります。しかし、担当者が休みだと電話が繋がらない、連絡を取れないというようなことが起きる場合もあるのです。会社は営業しているのに、担当者が休んでいて連絡が取れないとなってしまうと、対応が遅れてしまいます。

このような場合は、代わりに対応できる人に連絡する必要があるため、固定電話の連絡先もあったほうが安心でしょう。

電話業務を効率化する方法

現時点では、固定電話を完全に廃止してしまうことは難しいという企業もあるかもしれません。しかし、固定電話への依存を減らし、業務効率化を図っていく方法があります。

ボイスボットを導入する

ボイスボットはAIを搭載した音声認識システムや自然言語処理システムを活用することで顧客からのお問い合わせを自動で対応できるものとして注目を集めています。

ボイスボットは顧客から入電に対し、あらかじめ設定したガイダンスを流し、顧客が問い合わせ内容を話すと、その内容に応じ返答や返答が困難な場合はオペレーターへの転送処理をおこなうという仕組みです。そのため、オペレーターは本当に必要な問い合わせのみに対応するだけなので、大幅に対応件数を減らすことができ電話業務を効率化することができます。

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チャットツールを導入する

電話でのやり取りは、社外だけでなく社内でも行われています。社内のやり取りに関しては、電話を使う機会を減らしていくということもひとつの方法です。社内でやり取りする際は、チャットツールを導入することで、手軽にコミュニケーションを取ることができます。電話を使わないので、スムーズに連絡が取れて業務効率も良くなります。

会社の内外線をスマホに置き換える

固定電話を廃止して、内外線をスマートフォンに置き換えることで、様々な場所で仕事がしやすくなります。携帯電話を内線として利用したい場合は、専用のアプリケーションを導入する必要があるため、どのようなアプリケーションが自社で使いやすいのか比較・検討しておきましょう。

PBXを導入する

外線電話や内線通話を中継する電話交換機がPBXです。PBXには、IP-PBXやクラウドPBXなどがあります。

IP-PBX

IP-PBXは、ハードウェア型とソフトウェア型があります。

ハードウェア型は、オフィスに装置を設置するため、セキュリティ管理がよりしっかりと行えます。しかし、移転やレイアウトを変更する際は、装置の移動も行わなければいけません。

ソフトウェア型の場合は、自社サーバーにインストールすれば使うことができるので、導入もスムーズです。しかし、セキュリティ管理はしっかり行う必要があるでしょう。

クラウドPBX

オフィスに構内交換機を設置しクラウド化させて通話します。インターネットを繋ぐことができれば利用できるので、手軽に導入しやすいシステムです。スマートフォンにアプリをダウンロードすれば、それぞれの業務用スマートフォンで利用できます。

CTIを導入する

パソコンや電話、FAXを連携させるシステムで、顧客データを一つに統合することで、過去問い合わせ内容などを確認することができるため無駄なやり取りを削減することができスムーズな対応をすることが可能になるため、電話応対業務を効率化させることができると注目されています。導入の際は、クラウド上に設置されているサーバーを使う方法と、自社にサーバーを設置する方法があります。

電話代行会社に外注する

電話代行サービスとは、会社や事務所にかかってくる電話の一次受けをする会社です。

電話代行サービスで一次受けをすることで、営業電話など不要にな電話をシャットアウトすることができ、顧客からの問い合わせなど必要な電話のみ対応することが可能です。またサービス会社によっては、事前に設定したQ&Aをもとに問い合わせに対応している会社もあり、自社への問い合わせを大幅に減らすことができます。

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まとめ

固定電話を廃止するメリットや、できるだけ固定電話への依存を減らし、電話応対業務を効率化させていく方法についてご紹介しました。ボイスボットを導入することで、電話応対業務にかける時間を減らすことが可能になります。固定電話の廃止を検討される前に、検討されてみてはいかがでしょうか。

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