24時間365日対応の電話代行サービス5選｜即日・スポット対応や選び方を解説

電話代行業者の24時間電話対応サービスは、「24時間のサポート体制を導入したいけどコストが高くて対応できない」「緊急の連絡にいつでも対応できるようにしたい」「社員の負担を軽減したい」という悩みをもつ企業にとって需要が高いサービスです。

顧客の満足度を上げるためには、電話対応の見直しをすることが一つの方法です。当記事では24時間対応の業者を選ぶことで得ることのできるメリットや、多数ある業者の中から選ぶためのポイントを紹介します。

夜間・深夜早朝における電話対応課題

夜間・深夜早朝における電話対応課題は、以下が挙げられます。

• 人員確保が難しい
• 人件費／運営コストが高い

人員確保が難しい

夜間・深夜早朝における電話対応は、スタッフの負担が大きく、人材確保が難しいことが課題のひとつです。緊急の用件が多いため、専門的な知識を持ち、的確で素早い対応が求められます。

新人教育が十分でなく自身で対応しきれない場合、その都度担当者に取り次ぐ必要があります。人材を一から雇用・教育するとなると、迅速な対応が求められる場面においてスタッフに大きな負担がかかってしまいます。

とはいえ既存のスタッフの時間帯を調整して、人材を確保するというのも難しいでしょう。

人件費／運営コストが高い

夜間・深夜早朝のサポート体制を整えるには、電話対応の窓口を24時間稼働させる必要があります。しかし自社でのコールセンターを立ち上げるには、莫大な運営コストがかかってしまいます。

また電話対応専門の人材を確保するとなると、夜間・深夜早朝は深夜手当が必要になるほか、各種手当や交通費などの人件費がかさみます。比較的小規模な入電のみ対応したい場合は、大規模なリソースやコストはできる限り削減したいものです。

受電漏れにより機会損失している 営業時間外などの受電漏れによって機会損失をしてしまう。これは企業にとって避けたい課題のひとつです。緊急の用件が多い、夜間・深夜早朝の問い合わせ。対応が遅れると問題をフォローできず、サービスの信頼性・迅速性に欠けてしまうことも。

また、夜間から早朝の対応が可能であることを前提とした、新規顧客の獲得が難しくなってしまいます。“営業時間外の対応が不可”というだけで、結果的に多くの機会損失を招いている企業も少なくないでしょう。

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24時間365日対応可能な電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、企業にかかってきた電話の一次受けを依頼するサービスです。オペレーターが企業の一員として顧客の電話を受け、丁寧かつ的確な応対を行います。

営業・勧誘などに応対する必要がなくなり、必要な用件のみ担当者に取り次ぐことで、電話業務の効率化・生産性の向上を期待できることが強みのひとつ。24時間365日対応できることから、「いつでも電話が繋がる」といった顧客からの安心・信頼感を得られ、顧客満足度の向上が期待できます。

また少ない経費で導入できるため、人材不足の解消・コスト削減を目指せます。

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夜間・深夜早朝の電話対応を外注するメリット

もちろん会社の人だけで24時間顧客対応をすることは簡単なことではありません。しかし夜間や深夜早朝に会社と顧客が連絡を取れることは、双方にとってさまざまなメリットがあります。

人件費/運営コストの削減

電話代行サービスは、毎月少ない経費で依頼できます。そのため、人件費や運営コストを大幅に削減できることが、大きなメリットのひとつです。

夜間・深夜早朝に対応できる窓口を運営したり、人材を確保したりするには、何かとコストがかかるもの。人件費だけでなく、設備環境を整えるなら莫大な資金が必要になるでしょう。

電話代行なら、月に数千円〜数万円で依頼が可能です。電話代行を検討しない理由として「高そうだから」といったイメージをお持ちの方も少なくないと思いますが、実際は低いコストで気軽に利用ができるサービスです。

スタッフの負担軽減/従業員満足度の向上

電話対応は社会人として働く上で、ほとんどの方が行う業務のひとつです。しかし作業中に何度も電話対応をしたり、勧誘や営業の電話を受けたりすると、その都度手を止めなければいけません。

電話代行サービスで一次受けを依頼することで、煩わしい用件や単純な問い合わせに割く時間をなくします。また夜間・深夜早朝に受けた問い合わせへの回答などに追われることもなく、スタッフの負担軽減になるでしょう。

業務に集中できる時間が格段に増えるため、生産性・作業効率が上がり、従業員満足度の向上が期待できます。

受電漏れの防止/顧客満足度の向上

電話代行サービスでは24時間365日の電話対応が可能です。電話対応を外注することで、担当者の不在などのリソース不足で発生していた、受電漏れを格段に減らせます。

また営業時間内に電話をかけられない、といった顧客は少なくありません。夜間・深夜早朝に電話対応ができることで、営業時間内に電話ができない顧客からの問い合わせや、緊急性のある用件にも素早く対応できます。

顧客からの信頼と安心感を得られるため、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

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夜間・深夜早朝の電話が多い業種例

夜間や深夜早朝に電話がかかってくる業種は、顧客の緊急のトラブルを解決するような業種が多いです。それでは、どのような業種があるのかを紹介します。

不動産管理業

不動産管理業では、住まいに関する問い合わせが多く発生します。水漏れや鍵トラブル、エアコンの故障など住まいのトラブルは24時間365日起こり得るもの。

日中は仕事や学業で家を空けている方が多いため、夜間から早朝にかけての問い合わせが多いのです。電話代行では、不具合の確認や事情を聴取し、内容をチャットやメールで共有する一次対応を行います。

システム保守/メンテナンス業

サーバー保守および障害発生・システムエラーなどの緊急対応は、昼夜問わず行わなければいけません。とくに夜間から早朝は、緊急で対応しなければいけないケースが多くなっています。

電話代行では、不具合の確認や事情聴取などの一次対応を素早く行います。依頼先によってはメンテナンスの日程調整、必要事項の聴取、製品や機器の修理受付、指定された業者の手配などにも対応します。

通信販売業

深夜・早朝の時間帯に放送されることの多いテレビショッピング。放送時間にもよりますが、同じ時間に電話が殺到しやすいため、取りこぼしのないよう電話を受けて対応する必要があります。

電話代行では、TV放送の反響受付を行います。依頼先によっては、電話受付窓口の時間帯・曜日の拡張などにも対応しています。

士業法人

弁護士事務所や裁判所、市役所など夜間や休日の問い合わせが多い士業法人。法律に関する相談が寄せられるため、的確な対応が求められます。やり取りや手続きが滞ってしまうと、顧客の信頼を損ねてしまいます。

電話での相談・問い合わせが多く、リソース不足になることも少なくありません。電話の一次受けを外注することで、スタッフの業務負担を減らすことが可能です。

医療機関

医療機関では、患者の緊急対応などといった、緊急性のある用件に素早く対応する必要があります。24時間のサポート体制を整え、迅速な対応を行わなければいけません。

電話代行では、病院への電話において、医療的な内容・事務的な内容を振り分けて一次対応を行います。依頼先によっては、事務的な用件のFAQなどにも対応しています。

葬儀業

葬儀依頼受付や搬送先への確認など、急を要する案件が多い葬儀業。お寺や葬儀社では、昼夜問わず、24時間どんな時でも、素早い対応をする必要があります。

電話代行では、通夜・葬儀の日時案内などの一次対応を行います。依頼先によっては供花・供物の注文受付に対応しています。

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コールセンター

コールセンターでは、クレジットカード会社やロードサービスなどの24時間対応の窓口であることが多いです。事故やカードの紛失などは対応に緊急性を要するものになるため、深夜早朝でも電話がかかってくることがあります。

しかし、深夜早朝は人を集めにくいという難点があるため、電話代行サービスを外注することで人手不足を解消できます。

24時間対応の電話代行業者の選び方・比較ポイント

24時間対応の電話代行業者はたくさんありますが、業者によってサービス内容や料金もさまざまです。そのため、自社の電話対応においてどのような課題があるのかというところを明確にしておくことが必要です。

料金・費用

電話代行サービスの料金は、月額基本料と土日祝日対応などのオプション料を足したものであるところがほとんどです。月額基本料の相場は月50コールまでなら5000円〜10000円、月100コールまでなら8000円〜10000円となっています。

コール数がオーバーした場合には追加で料金がかかってくるので注意が必要です。費用で業者を選ぶ際には、月額料金だけでなく追加でかかる料金も調べておくことが大切です。

即日・スポット対応

出張や急用ができてしまい短期間電話代行を利用したいという時は、最短1日から利用できる業者を選びましょう。スポット対応とは、かかってきた電話の要件を聞き、折り返し電話可能日時までを案内してくれるサービスです。

電話にすぐに対応できないと重要なビジネスチャンスを逃してしまうということや会社の信頼度が落ちてしまうということもあります。短期間でも電話代行を利用することで会社のイメージアップにも繋がるでしょう。

応答率

応答率とは、かかってきた電話に対して業者のスタッフさんが対応できる確率を表します。業者によってスタッフの数も提携している会社の数もさまざまなので、コール数が多すぎて電話対応ができないということもあります。

緊急の電話があった場合に対応できないということがあっては、逆に会社のイメージダウンに繋がってしまうため業者の応答率はしっかりチェックしておくべきです。

応対品質

応対品質も重要なポイントです。スタッフの対応一つで会社の第一印象が決まってしまうほか、クレームへと繋がってしまうこともあります。

応対品質を調べる方法としては、今までの実績や口コミサイトを参考にして利用者の声を分析するのが一番です。また、しっかり研修やビジネスマナーの教育が行われている会社を選ぶと、安心して任せることができます。

実績

業者の実績をしっかり見ておくことで、満足いくサービスを受けられる可能性が高まります。実績としてチェックしておくポイントは、事業開始からの年数や、口コミなどからわかるサービスの評判、継続率などです。継続率が95%以上と高く、大手の会社などを多数取り扱っている業者では、質の高いサービスを受けられる可能性が高いです。

対応業種

業種によっては、顧客の対応にあたって専門的な知識を求められることも多いでしょう。電話に出た人の知識がほとんどないようでは、この会社に任せても大丈夫なのかと顧客を不安にさせてしまうこともあります。

なので、会社の業種に対応している業者なのかというところもしっかりチェックしておくことは重要なポイントになります。

便利サービス

業者によっては、オーダーメイドのプランを用意してくれる柔軟性が高いサービスを受けることができるものや、報告方法としてメールだけでなくビジネスチャットで報告することが可能な業者もあります。

ビジネスチャットを利用することで、無駄な情報を遮断できるほか、過去の報告まで素早くチェックできるので効率よく業務を進めることが可能です。

夜間・24時間対応を依頼できる電話代行業者5選

深夜早朝など24時間で対応ができることは、顧客満足度を上げたい方や緊急の電話への対応が多い業種の方にとってはおすすめです。24時間対応が依頼でき、高い評価を受けている電話代行業者を厳選して紹介します。

また、後述しますが電話代行以外にも電話対応を自動化するボイスボットを導入するという選択肢もあります。

ボイスボットを導入することで24時間365日対応できることはもちろん、業務効率化やコスト削減も可能です。

気になる方は下記よりチェックしてみてください。

秘書センター株式会社

• 24時間365日の対応で高い応答率・受注率・定期獲得率を実現
• 完全従量制だから固定費がかからない
• 受注業務の課題解決を通じてKPIの改善を目指せる

秘書センター株式会社では、ただ電話代行を提供するのではなく「次を意識した対策」を徹底しています。安価で高品質なサービスを提供し、顧客満足度の向上を目指しています。

電話代行、保守代行、受注代行の中で、それぞれの業種に合ったサービスを提案。受電数に応じた料金を請求する従量課金制のため、コールが少ない月はコストを削減できるのが特徴です。

さまざまなコース・オプションが用意されており、無駄なコストが省けます。

電話代行サービス株式会社

• 応答率平均98%以上、業界トップクラスの実績と信頼
• 業種、用途に合わせたオーダーメイド型サービス
• 熱心な研修教育を受けた高品質のオペレーターが対応

電話代行サービス株式会社では、業界初となる“オーダーメイド型”のサービスを提供しています。細かな要望をヒアリングして対応することで、必要なフローに応え、コストの無駄を徹底的に削減します。

24時間365日対応となっており「休日や土日祝のみ」「営業時間外のみ」といった曜日や時間帯の設定が可能です。電話代行は、最低8,000円〜利用ができます。24時間対応の夜間・休日コースは月間10コール36,000円～となっています。

電話代行サービスe秘書

• 全額返金保証制度で2週間のお試し利用が可能
• 豊富なサービスプラン&納得のコストパフォーマンス
• 丁寧なヒアリングで柔軟なプランを提案

電話代行サービスe秘書は、30年以上の実績とノウハウを生かし、さまざまな業種で活躍しています。業務内容やポリシー、顧客対応の考え方など細かなヒアリングを丁寧に行い、運用方法やプランを提案。用件の聴取、FAQ対応、伝言のお預かりなど多数のオプションでカスタマイズできるため、納得のプラン・価格で依頼できます。

24時間受付可能のスタンダードコースでは、月間30コール58,000円～となっています。全額返金保証制度付きなので、安心して利用開始できる電話代行会社です。

電話代行ドットコム

• 低価格で高品質なサービスを実現
• 企業ごとに合わせたカスタムメイドで作業効率の向上
• 高い受電応答率とホスピタリティ精神

電話代行ドットコムでは、品質の良い電話応対・優れたサービスを低価格で提供しています。電話代行は最低8000円～。手軽に試しやすい良心的な価格設定がポイントです。

基本料金には、依頼元の企業名での対応、用件の聴取、伝言の預かり、メール連絡、緊急時の電話連絡が含まれています。他にも多数のオプションを用意しているため、自由なカスタマイズ設定でコストを最大限に削減できます。

24時間365日対応サービスは月間30コール46,000円～となっています。

セントラル・アイ株式会社

• 創業40年の経験と12,000社を超える導入実績
• 官公庁からも選ばれる高品質なオペレーション
• 先端システムでさまざまなサービスを提供可能

セントラル・アイ株式会社は、多数の業界における電話代行で、プロフェッショナルな対応を行っています。さまざまなコールセンター運営を実施した経験・知識やノウハウを活用。

マニュアル通りの忠実な対応はもちろん、イレギュラーな案件でも臨機応変に対応します。徹底した基本研修や教育プログラムで、高品質なオペレーションを保証しています。

安心のコンピュータシステムで、さまざまなオプションに対応。24時間365日対応の月額業務料は月間50コール53,350円～となっています。

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24時間365日対応可能な「ボイスボット」とは？

AIが電話応対をする「ボイスボット」をご存知ですか？ボイスボットは、24時間365日稼働・回線制限なしの対話型AIソリューションです。予約や注文受付、予約枠の代替案提示など、AIによるスムーズな電話応対を実現しています。

定型的な質問への回答やヒアリングなどを得意とし、さまざまなシステムとの連携も可能です。夜間・深夜早朝の応対や情報照会など、企業におけるさまざまな電話業務をニーズに応じて自動化。ボイスボットを導入することにより電話業務の効率化はもちろん、24時間サポート体制を低価格で構築できます。

ピッタリの活用方法を提案し、業務の一部分から取り入れることも可能です。回線に制限がなく、突発的な入電量でも応答率100%のボイスボット。夜間・早朝深夜でもAIによる素早い問題解決が可能になります。

ボイスボットは電話応対に特化した独自のエンジンで開発された、新しいDXサービスです。

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【事例紹介】深夜の入電から月間280万円の売上を見込む

コールセンターの営業時間が限られているため、せっかく広告費を投じて獲得した入電に応答ができず、機会損失に繋がることを懸念。コールセンターを24時間体制にするには、かなりのコストがかかるため、難しい状況となっていました。

そこで、コールバックの予約を取るボイスボットを導入。難しい対話を行わず、シンプルなシナリオで離脱を抑えました。その結果、シナリオ完了率は90%以上と高い数値に。

コールバックの予約をとり、営業時間外の入電から月に100件以上の相談予約を獲得。そこから繋がった成約は月に280万円の売上を見込む成果となりました。

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まとめ

当記事では、深夜早朝に対応することのできるメリットや、多くの業者の中から厳選した電話代行業者を紹介しました。デジタル化が進み、リモートワークなどの働き方の多様化が進んでいる現代では、電話代行会社の需要はますます高まっていくでしょう。

顧客側と企業側双方の負担を軽減し、便利なサービスを提供してくれる電話代行を、この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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